Talisman Timesheet & Payroll: Automatizarea fluxurilor de lucru pentru contractori si procesarea platilor
- Fluxuri automate pentru contractori - de la inregistrarea timpului pana la payroll, intr-un singur sistem unificat
- Arhitectura scalabila si conforma - multi-client, pregatita pentru audit, aliniata cu GDPR si HMRC
- Operatiuni mai rapide- erori reduse, aprobari mai rapide si performanta optimizata
Tehnologii
React, Redux, Perl Dancer2, MySQL, wkhtmltopdf, Memcached, Ansible, AWS, Docker, Webpack, Jest, Node toolchain, SendGrid, Twilio, Zapier
Despre client
Talisman este o companie din UK specializata in recrutare si managementul contractorilor, care sprijina agentii ce gestioneaza volume mari de plasari, timesheet-uri si plati.
Obiectivul lor a fost simplificarea modului in care contractorii isi inregistreaza orele si cheltuielile, managerii le aproba, iar echipele financiare proceseaza payroll-ul, totul intr-o singura platforma conforma.
Nevoile clientului
Clientul dorea eliminarea fluxurilor fragmentate si manuale, bazate pe spreadsheet-uri si emailuri, pentru managementul timesheet-urilor si al payroll-ului.
Cerintele au inclus:
- Un sistem digital securizat pentru captarea si aprobarea timesheet-urilor si cheltuielilor;
- Calcule automate de payroll si rapoarte, cu interventie umana minima;
- Validare in timp real pentru reducerea erorilor si a reluarilor de proces;
- Arhitectura scalabila, capabila sa sustina mai multi clienti si reguli de business complexe;
- Istoric de audit fiabil si conformitate cu standardele HMRC si GDPR.
Solutia noastra
Roweb a preluat modulele existente de Timesheet si Payroll ale platformei Talisman, asigurand mentenanta continua, optimizare si imbunatatiri functionale.
Colaborarea s-a concentrat pe cresterea performantei, stabilitatii si scalabilitatii, modernizarea componentelor legacy si pregatirea sistemului pentru crestere viitoare.
Aceste module au inlocuit manipularea manuala a datelor cu un flux automatizat si securizat, care conecteaza contractorii, aprobatorii si echipele financiare prin validare in timp real, automatizare de documente si infrastructura optimizata pentru performanta.
Modulul Timesheet - de la input manual la precizie digitala
Aplicatia Timesheet (Timeline) permite contractorilor sa inregistreze orele, codurile de proiect si cheltuielile de pe orice dispozitiv, in timp ce aprobatorii si personalul financiar le revizuiesc si aproba prin dashboard-uri bazate pe roluri.
Functionalitati cheie:- Interfata web self-service, optimizata pentru mobil, pentru introducerea timpului si cheltuielilor;
- Validare automata a tarifelor, codurilor de proiect si preciziei valutare;
- Generare instantanee de PDF-uri cu bonuri, referinte PO si timestamp-uri;
- Cautari paginate si indexate pentru seturi mari de date si timpi de raspuns mai buni;
- Cache de sesiune (Memcached) si interogari SQL optimizate pentru performanta ridicata.
- Cereri multiple de cheltuieli per booking si reguli de coduri de proiect per client;
- Curatare automata a PDF-urilor vechi si a inregistrarilor duplicate;
- Mesaje de eroare mai clare si filtre admin consistente;
- Template-uri PDF actualizate si gestionare imbunatatita a imaginilor pentru claritate sporita.
Contractorii completeaza timesheet-urile mai rapid, managerii aproba cu mai putine erori, iar echipele financiare primesc date mai curate, reducand tichetele de suport si crescand viteza operationala.
Modulul Payroll - procesare de plati fiabila si scalabila
Modulul Payroll automatizeaza intregul proces de plata, de la validare la plata si raportare, asigurand precizie si auditabilitate completa.
Functionalitati principale:- Verificari pre-payroll: detectarea anomaliilor (plati mari, erori de pensii, ordine judecatoresti);
- Calcul payroll: calculeaza salarii, deduceri, pensii si taxe;
- Generare fluturasi de salariu: creare in masa de fluturasi branduiti, pentru tipar sau email;
- Export BACS: generare automata a listelor de plata pentru procesarea bancara;
- Integrare HMRC: depuneri RTI direct din sistem;
- Suită completa de rapoarte: sumarizari, deduceri, analize year-to-date si rapoarte de timp.
- Procesare paralela pentru mai multi lucratori, cu locking la nivel de rand, pentru scalabilitate;
- Executie programata a task-urilor si gestionare sigura a erorilor, cu loguri detaliate;
- Message queue modular pentru email, SMS, Zapier si alte integrari;
- Politici de retentie configurabile si monitorizare in timp real;
- Orchestrare „Talimate”: inlanturie automata a fluxurilor multi-pas.
Rularile de payroll se finalizeaza mai rapid si mai fiabil, chiar si sub incarcare mare.
Mesajele in asteptare (emailuri, notificari, exporturi) sunt procesate la timp si logate pentru trasabilitate completa. Platforma scaleaza usor pe masura ce se adauga clienti si fluxuri noi.
Echipa si colaborare
Proiectul a fost realizat de o echipa dedicata Roweb, care a inclus solution architect, dezvoltatori UI si backend, ingineri full-stack, QA, DevOps si business management.
Nu a fost necesar un Scrum Master sau PM extern. Dezvoltarea a urmat un model de imbunatatire continua, bazat pe comunicare directa cu clientul.
Rezultate
tranzitie fluida de la trimiterea timesheet-urilor la procesarea payroll-ului.
aprobari mai rapide, mai putine corectii manuale si rulari de payroll mai rapide.
suport multi-client, raportare pregatita pentru HMRC si gestionare a datelor conform GDPR.
Tehnologii
Sumar rezultat
Prin modulele Timesheet si Payroll, Talisman si-a transformat procesul de management al contractorilor intr-un sistem securizat, automatizat si scalabil.
Combinand captarea corecta a datelor, calcule automate si raportare pregatita pentru audit, platforma permite agentiilor sa gestioneze eficient mii de contractori, economisind timp, reducand erorile si sustinand cresterea continua a businessului.
